Mos edo что за программа? cloud-script.ru

Mos edo что за программа?

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

Специалист по РКО

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

  • регистрация документа;
  • контроль исполнения документов;
  • создание справочников;
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
  • создание и редактирование реквизитов документов;
  • формирование отчетов по документообороту предприятия;
  • импорт документов из файловой системы и Интернета;
  • создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
  • электронное распространение документов;
  • работа с документами в папках;
  • получение документов с помощью сканирования и распознавания;
  • уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

  • самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
  • экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
  • повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
  • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
  • оперативно составляются отчеты организации;
  • повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы, которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

  • разрабатывается техническое задание;
  • выбирается IT-решение;
  • описываются бизнес-процессы;
  • составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
  • внедряется ЭДО;
  • тестируется программа;
  • запускается система электронного документооборота;
  • контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Что такое ЭДО: основные понятия

Электронный документооборот (ЭДО) – далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации. Но, несмотря на это, документооборот в электронном виде – явление все еще не массовое, хотя внедрение ЭДО в организации может не только упростить отношения с контрагентами, но и значительно сократить издержки бизнеса.

Подтверждением этих слов может стать опыт построения системы электронного документооборота для холдинга Брис-Босфор: Крупнейший российский производитель обуви Брис-Босфор, внедрив систему документооборота, сократил трудозатраты на работу с документами на 30% во всех своих подразделениях, включая склады, фабрику и офисы.

Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Что такое ЭДО и как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена.

Что представляют собой электронные документы и кому они нужны?

Электронные документы – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).

Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы электронный документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан электронной подписью ответственного лица.

Рис. 1 Электронная подпись

Список документов, которыми можно обмениваться по ЭДО

Электронным может быть любой документ, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его применение или была сделана оговорка на предоставление бумажного оригинала. Поэтому отдельными законодательными актами вводились:

  • Электронные счета-фактуры;
  • Трудовые книжки;
  • Часть кадровых документов;
  • б/л и др.

Виды ЭДО и способы его организации

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта. Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия (заключили соглашение). При этом обмен счетами-фактурами (УПД — универсальный передаточный документ) в таком варианте невозможен, т.к. не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта, мало того что небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов ЭДО.

Оператор ЭДО – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. По сути, система оператора ЭДО представляет собой высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

  • Быстрота отзыва техподдержки;
  • Готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
  • Какие возможности интеграции он предлагает;
  • Есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения ЭДО в организации.

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.

Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого – тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, что значительно облегчает процесс подключения к ЭДО.

Рис. 2 Упрощенная схема ЭДО

Основные функции электронного документооборота

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

  • Уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену (важно при обмене счетами-фактурами);
  • Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
  • Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
  • Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
  • Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
  • Реализует обмен приглашениями.

Как понять, нужен ли переход на ЭДО и каковы будут последствия?

  1. Прежде всего, нужно узнать, используют ли ваши партнеры документооборот в электронном виде. Для этого можно обратиться за помощью к предполагаемому оператору или разослать всем партнерам письма с запросом.
  2. После получения информации оценить объем документов с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
  3. Даже если список контрагентов, технически готовых получать и отправлять вам электронные документы, невелик, но объем документов с этими партнерами существенный, вы уже сможете значительно упростить как процессы получения и отправки подписанных документов, так и процессы согласования и своевременной корректировки в случае обнаружения ошибок.
  4. Уточнить у оператора возможности интеграции с учетной системой для минимизации затрат труда на загрузку и выгрузку документов.
Читать еще:  80072efe ошибка обновления Windows 7 как исправить?

Рис. 3 Статистические данные из отчета Джейсон энд Партнерс Консалтинг

Как внедрить ЭДО в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

  1. Выбрав оператора ЭДО, вы получите ту самую техническую возможность для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и позволяет:
    • Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
    • Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
    • Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять электронные подписи;
    • Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя организацию электронного архива).
  2. Приобрести (у оператора или в любом аккредитованном удостоверяющем центре) электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для ЭДО (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
  3. После регистрации в системе отправить приглашения к обмену контрагентам.
  4. Внедрить интеграционное решение оператора.

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, зачастую сотрудники внутри компании могут противостоять новшествами и пытаться вести процесс документооборота по старинке. Но, как показывает практика, сотрудники достаточно быстро понимают преимущества ЭДО, поскольку системы электронного документооборота можно легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с появлением которых трудовые будни административных департаментов компаний сильно изменились в сторону эффективности:

  • Системы интернет-банкинга позволяют в on-line режиме управлять платежами и бюджетом, поэтому сотрудники больше не тратят время каждое утро, чтобы ехать в банк за выпиской или бежать туда же с платежкой для срочной отправки.
  • Системы электронной передачи отчетности в контролирующие органы. Бухгалтеры перестали стоять в бесконечных очередях в налоговой или на почте в последний день сдачи отчетности, а спокойно формируют ее и передают до начала следующего календарного дня. То же касается и общения с ПФР, ФСС, ФСРАР и другими.
  • Системы электронных торгов, где все процедуры, включая подписание государственных контрактов, осуществляются в электронном виде в системе оператора ЭТП (электронная торговая площадка).

Что изменится при переходе на ЭДО в организации вне зависимости от размера и формы собственности

  1. Скорость получения оригинала документа. Процесс передачи документа занимает, как правило, от нескольких минут в рамках одного оператора до нескольких часов при роуминговом обмене. Бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день поступления документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. При обнаружении ошибок процесс получения корректировочного документа будет так же быстр и прост.
  2. Способ получения и отправки оригинала документа в режиме online при использовании ЭДО несравним с обменом бумажными оригиналами. Вы получите возможность круглосуточно, находясь в любой точке мира с доступом в интернет, осуществлять любые операции с документами, в том числе подписывать исходящие или полученные документы.

Рис. 4 Внедрение ЭДО ускоряет и упрощает процесс работы с документами

  • Контроль движения отправленного документа. В случае задержки подписания со стороны партнера можно легко напомнить ему об этом, т.е. упростить процесс получения оригинала, снижая риски из-за его отсутствия. При бумажном обмене именно это является основной проблемой: чаще всего, стороны обмениваются сканами документов, процесс же получения оригиналов по разным причинам затруднен или вовсе не происходит. В случае недобросовестности партнера отсутствие оригиналов может повлечь серьезные проблемы.
  • Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение дает возможность эффективнее использовать время сотрудников и сократить затраты (бумага, картриджи, почтовые расходы, содержание архива). Если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц, издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год. При бумажном обороте полученный от контрагента (входящий документ) после подписания отправляется снова контрагенту, т.е. и по входящим документам тоже имеют место расходы, которые ЭДО поможет исключить.
  • Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Используя систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве. В случае необходимости, хранящиеся в архиве документы можно легко найти, распечатать для проверяющих (ФНС, для предоставления в суд и др.) и предоставить, подписав электронными подписями сторон или заверив предварительно должным образом. Оригиналы документов также можно предоставить на электронных носителях или распечатать и заверить у нотариуса.
  • Интеграция. Система ЭДО оператора электронного документооборота может быть интегрирована с уже установленными у вас системами бухгалтерского учета 1С и т.п., что еще больше упростит процесс перехода и использования электронного документооборота.
  • Сколько стоят электронные документы и затраты на переход на ЭДО

    Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ЭДО все более популярным сервисом. В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб., а все входящие документы операторы обрабатывают и хранят бесплатно.

    Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности. Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого. Оператор может установить небольшую оплату за внедрение интеграционного решения, особенно, если вы используете кастомизированную систему учета.

    Устанавливая форматы и регламенты обмена частью документов, государство подталкивает бизнес к использованию систем ЭДО, а в тандеме с «правильным» оператором компания получает отличные инструменты мгновенных бизнес коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия. Компания получает массу описанных выше преимуществ и, самое главное, ее персонал не отвлекается от своих основных рабочих обязанностей и процессов, поручая все рутинные заботы оператору.

    Переходить на электронные документы выгодно: при любом объеме документов расходы на бумагу и услуги доставки можно легко сократить более чем в 10 раз, а главное – простота и удобство использования электронного обмена вряд ли заставят вас сожалеть о прошлом, наполненном бумажными документами.

    Если у вас остались вопросы о системах электронного документооборота и возможностях построения такой системы на базе решений от компании 1С, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами и с радостью ответят на все ваши вопросы.

    Что нужно знать про обмен электронными документами

    Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

    Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

    Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

    1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
    2. Купить сертификат электронной подписи.
    3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

    Кому нужны электронные документы

    Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

    Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

    Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

    Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

    У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

    А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

    Что такое электронный документ

    Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

    Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

    Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

    Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

    Где взять электронную подпись

    Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

    Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р . Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

    Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

    Как работает электронная подпись

    Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

    Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

    Читать еще:  Mcafee antivirus software что это за программа?

    Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

    Простая или неквалифицированная подпись

    Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

    Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

    Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

    Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

    Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

    Квалифицированная подпись

    Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

    Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

    Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

    Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

    Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

    Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

    Зачем нужен оператор документооборота

    Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

    Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

    С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

    Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

    Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

    Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

    Сколько стоят электронные документы

    Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.

    Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

    Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

    Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

    В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

    Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

    Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

    Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

    Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

    Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

    Преимущества и недостатки ЭДО

    Основные преимущества

    Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

    • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
    • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
    • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
    • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
    • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
    • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
    • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
    • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

    Основные недостатки

    Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

    К ним относятся:

    • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
    • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
    • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
    • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
    • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
    • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
    • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

    Функционал электронного документооборота

    Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

    • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
    • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
    • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

    Крупные развитые системы предоставляют возможности:

    • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
    • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
    • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
    • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
    • Разграничивать доступ к документам;
    • Использовать стандартные формы для всех документов;
    • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
    • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
    • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

    Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

    После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

    Произойти это может по нескольким причинам:

    • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
    • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

    Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

    Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

    Какие существуют программы ЭДО?

    На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

    Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

    Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.

    Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

    Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

    Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

    ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

    Читать еще:  Om customize что это за программа?

    Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

    • сократить финансовые затраты

    После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.

    При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

    • сохранить юридическую силу документов

    Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

    • упростить взаимодействие с контролирующими органами

    Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

    Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

    • сократить временные затраты

    При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

    Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

    • улучшить сервис и повысить лояльность

    Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

    Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

    Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.

    ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

    Документы, которые можно передавать через ЭДО

    • счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
    • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
    • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

    Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

    Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.

    Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

    Автоматизация документооборота

    В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

    Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

    Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

    Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

    Примеры нестандартных документов в ЭДО:

    • экспедиторская/складская расписка
    • МХ1, МХ3
    • КС-2, КС-3
    • заказ на работу
    • заявка на проведение ремонта/услуг
    • спецификация
    • М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
    • реестр (актов, расходов, услуг)
    • смета, ценовой лист
    • протокол разногласий
    • претензия
    • отчет поставщика/партнера/агента

    Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

    Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

    Примеры реализации кастомных веб-форм:

    • срок оплаты, изменения тарифов;
    • формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
    • штрих-код для ведения домашнего архива;
    • специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
    • двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

    Принципы работы в Диадоке

    Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

    Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.

    Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

    После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

    Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

    Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.

    Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.

    Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

    Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

    Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

    Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.

    Как выглядит документ в Диадоке?

    Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

    Основные этапы перехода на ЭДО

    • Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

    Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

    Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

    • Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

    После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

    Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

    • Третий шаг — подключение контрагентов.

    Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

    Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

    Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

    • Четвертый шаг — измерение результата.

    После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector