Как заархивировать документы для отправки по почте? cloud-script.ru

Как заархивировать документы для отправки по почте?

Как заархивировать файлы для отправки по почте: инструкция

Как известно, пропускная способность почтовых серверов и возможности специализированных программ, в плане размера отправляемых данных и скорости передачи информации, крайне ограничены. Поэтому большие файлы и папки приходится уменьшать в объеме. О том, как сжать файл для отправки по email, и пойдет речь в статье. Но нужно понимать, что сделать это без специальных программ не получится.

Как заархивировать файлы для отправки по почте: способы

О том, как создаются архивы, сказано уже немало. Однако мало кто знает, что в вопросе того, как заархивировать файлы для отправки по почте, можно использовать несколько методик, которые предлагаются современными приложениями-упаковщиками.

Как правило, любая программа этого типа при установке интегрирует собственные команды в контекстные меню Windows, в частности, в «Проводник». Поэтому создать архив и тут же отправить его по электронной почте в самом простом случае можно именно таким способом. Но тут есть свои тонкости, о которых будет сказано отдельно.

Можно пойти и окольным путем, создав сначала архивный каталог при помощи соответствующей программы в автоматическом режиме или добавив файлы и папки вручную с непосредственным вызовом приложения, а только потом отправить по почте, используя для это почтовый клиент или веб-сервис.

Что же касается программ, которые помогут решить проблему, как заархивировать файлы для отправки по почте, сегодня наиболее популярными являются утилиты вроде встроенного в Windows клиента WinZIP, а также приложения WinRAR и 7-Zip. Они в общих чертах обладают практически одинаковыми возможностями, однако есть и некоторые отличия, позволяющие производить весьма интересные действия.

Инструкция: как заархивировать папку или файл простейшим методом на примере WinRAR

К сожалению, встроенный в Windows инструмент WinZIP не в полной мере годится для выполнения автоматизированных действий, хотя и может использоваться для создания сжатых папок. Поэтому вопрос о том, как заархивировать файлы для отправки по почте, лучше всего рассматривать на примере архиватора WinRAR.

Для полной автоматизации процесса выбирается папка, файл или несколько файлов, после чего используется меню ПКМ, в котором имеется две строки: Compress and email и Compress to «название исходного файла» and email. При выборе первого варианта название архива пользователь задает сам, во втором случае имя присваивается автоматически по названию исходного объекта.

Но самая главная проблема здесь состоит в том, что отправка по умолчанию будет производиться исключительно при помощи собственного почтового клиента системы Outlook или другого приложения, используемого по умолчанию, поэтому для полной автоматизации в программе нужно изначально настроить пользовательский профиль (через веб-сервисы отправка не предусмотрена).

Дополнительные параметры и настройки

Более надежным решением проблемы того, как заархивировать файлы для отправки по почте, является самостоятельное создание архива с дальнейшим его вложением и при отправке через почтовые интернет-сервисы (у них и объем отправляемых данных выше).

Однако, если при использовании таких сервисов или средств Windows имеются ограничения, архив можно разбить на несколько частей, указав размер по своему усмотрению или выбрав из предлагаемого шаблона.

Кроме того, можно создать самораспаковывающий каталог формата SFX, чтобы получатель не мучился с его распаковкой. Для защиты информации можно установить пароль или использовать специальные алгоритмы шифрования данных.

И это уже не говоря об использовании смены выходного формата, установки степени компрессии и остальных дополнительных инструментах, которые в избытке имеются в любом приложении-упаковщике.

Краткие выводы

Наконец, если задаваться вопросами предпочтений, при использовании собственного почтового клиента Windows (или стороннего, установленного в системе по умолчанию), проще всего применять команды контекстного меню. В случае когда отправка производится с почтовых серверов в Интернете, сначала потребуется создать архив собственноручно, а только потом вставлять его в письмо как вложение. В любом случае архивация и отправка упакованных каталогов проблем даже у рядового пользователя вызывать не должны.

Как заархивировать файлы для отправки по почте — инструкция

Здравствуйте! С вами снова я, Алексей Антропов. Скажите, как часто вы сталкивались с необходимостью архивации данных на вашем телефоне, планшете, ноутбуке или ПК? Какие программы вы чаще использовали для этого?

Так вот сегодня мы немного поговорим об архивации файлов и узнаем, в каких случаях она необходима и, как заархивировать файлы для отправки по почте.

Архиваторы: что это и для чего используются

Первостепенной задачей этих программ было сжатие электронной информации для удобного её хранения и переноса на другие устройства. Емкость жесткого диска в то время не отличалась «габаритностью», винт на 10 ГБ был «розовой мечтой» многих пользователей ПК.

В качестве съемных носителей использовались дискеты («флоппи-диски») смешной емкости – до 1,44 МВ, поэтому несколько качественных фото могли полностью занять все пространство флоппи. Позже появились CDR-диски, свободное пространство которых часто «заканчивалось» на самом неподходящем моменте. Да и «читались» такие диски не на каждой машине. Интернет «выжимал» всего 56 Кб/с и большие файлы могли загружаться по несколько суток.

Сама суть архивирования, основой чего является предварительное сжатие данных, пришлась по вкусу пользователям во всем мире. До сих пор мы пользуемся услугами архиваторов для хранения электронной информации, пересылки в электронном виде или переноса на другое устройство. С их помощью, например, сегодня можно без проблем «упаковать» в архив папку с файлами большого размера и отправить его электронной почтой.

Архиватор – это программа специального назначения, в функции которой входит не только сжатие, но и удобная упаковка пакета информационных данных.

Полагать, что архиватор обязательно сжимает файлы, уменьшая тем самым их размер, не совсем правильно, поскольку у него есть особый режим – «без сжатия». Он выполняет файловое объединение информации по какому-либо принципу в одном архиве. К примеру, если все фото на вашем устройстве объединить в один такой файл, то он быстрее скинется на флешку, чем все эти же фотографии по отдельности. Кроме того, при этом режиме размер конечного файла все равно будет несколько уменьшен, пусть и не очень существенно.

Популярные программы для архивации

Выбор программы зависит от той цели, которую вы ставите перед ней. Обычно в тестовых версиях архиваторов производитель много внимания уделяет основным количественным параметрам — скорости и коэффициенту сжатия данных. Относительно удобства использования программы он не слишком задумывается. Для нас же этот вопрос весьма актуален. Нам – пользователям, не все равно, как будет выглядеть интерфейс приложения, насколько простым будет процесс его управления и доступными его функции.

Современным пользователям ПК предлагается большой выбор архиваторов. Часть из них является абсолютно бесплатными, часть – платными, есть и «условно платные» программы. В последнем случае бесплатно можно пользоваться только определенный период времени или с ограничением некоторых функций. Кроме того, все они отличаются между собой интерфейсом, базовым пакетом функций и другими возможностями для пользователя.

Мы не будем сегодня останавливаться на «топ 10» самых популярных из них, сравнивая их степень «полезности». Давайте исходить из того, что обычный пользователь не бросается «на передовую» современных программных технологий в стремлении опробовать все предложения. Он довольствуется старыми, добрыми и хорошо проверенными программами.

Winrar – программа относится к условно бесплатной категории архиваторов, на практике пользователь работает с «вечной» триал-версией. В течение 40 дней после установки приложением можно пользоваться свободно, после чего при каждом запуске программы будет появляться рекомендация о приобретении лицензии на её использование. Сдерживая раздражение, в очередной раз закрываем окошко с напоминанием и продолжаем работу, всего и делов-то…

Читать еще:  Как в майле отправить документ на почту?

В главном окне работающего архиватора можно увидеть:

  1. Панель меню;
  2. Панель выбора формата архивации;
  3. Метод сжатия файлов/папок;
  4. Панель с дополнительными опциями;
  5. Кнопку для задания пароля на архив.

Архиватор пакует и сжимает пакеты файлов в форматах Zip и Rar, открывает почти все существующие форматы и в соотношении степени сжатия к скорости занимает одну из лидирующих позиций в «топ-10». Понятный интерфейс, максимум полезных функций, гибкость и безотказность программы высоко ценится пользователями во всем мире.

Zip-архивы наиболее распространены. Открыть их можно и без помощи сторонних программ, так как в системе windows уже есть готовые решения. Все что вам нужно, это кликнуть 2 раза левой кнопкой мыши по значку архива. Если же у вас уже есть архиватор, то конечно же можете открыть архив с помощью его.

7Zip – это наиболее востребованный сегодня архиватор, запаковывающий данные в архивы различных форматов и распаковывающий архивы ещё большего числа форматов. Чаще всего для запаковки файлов пользователи используют такие форматы, как tar/gzip/7z. Самое примечательное, что допускается вложение одного формата в другой. К примеру, вы можете столкнуться с дважды запакованными файлами tar и gzip, что особенно часто используется в системах Unix.

Этот упаковщик характеризуется большей плотностью сжатия, нежели WinRAR, но он существенно проигрывает ему относительно скорости. В рабочем окне приложения пользователь может увидеть:

  1. Панель опций для создаваемого архива;
  2. Панель формирования многотомных архивов с разметкой томов;
  3. Возможность изменения архивируемых файлов/папок;
  4. Задать тип пути к файлу – относительный, полный, и абсолютный;
  5. Панель дополнительных функций;
  6. Панель опций для шифрования данных с наложением пароля на вскрытие архива, выбором метода шифрования и возможностью шифрования файловых имен.

Некоторые пользователи архивируют данные с помощью таких программ, как:

  • CAB – программы, необходимой для работы с архивными файлами в инсталляционных пакетах «серьезных» приложений – Windows или Microsoft Office и пр.
  • ARJ – один из множества архиваторов, упаковывающих данные в архивные каталоги собственного типа (с расширением «.arj»). Правда, работает он в DOS-режиме и востребован у пользователей, работающих в «досе». В качестве альтернативы этому DOS упаковщику чаще используется RAR-архиватор, также функционирующий в DOS-режиме.
  • WinAce – это «много форматный» упаковщик, с понятным и удобным интерфейсом.

Важным является тот фактор, что большинство современных архиваторов уже «понимает» файлы с длинными именами. Если для Windows-упаковщиков это скорее правило, то в «досовских» — исключение. Запакованные ими данные при разархивировании обзаводятся «странными» именами.

Современные архиваторы в своем большинстве – это универсальные, быстрые программы, работающие с архивами различных файловых систем и конструкций.

Онлайн архиваторы

В сети интернета сегодня можно отыскать интересные сервисы архивирования документов. Они не требуют предварительной установки программы на компьютер пользователя. Большая часть из них даже не сохраняет копию вашего архивного файла на сервере. Фото, текстовые, графические и прочие форматы данных можно в пару кликов упаковать в архив непосредственно в браузере.

Возьмем, к примеру, сервис «зип» архиватор, расположенный по этой ссылке . Интерфейс сервиса настолько прост, что в нем легко разберется даже маленький ребенок:

В верхней панели мы видим название сервиса. Ниже – строка с предупреждением о том, что файлы будут сжаты в браузере и копия их не «уйдет» на сервер. Ещё ниже можно воспользоваться предложением выбора нужных файлов для сжатия. Далее идет строка, предупреждающая о том, что зип-файл будет сгенерирован и сохранен на компьютере пользователя.

При выборе файлов, которые вам необходимо заархивировать, вы можете зажав клавишу Ctrl , отметить несколько файлов или «обвести» их курсором мышки. В случае если выбрано несколько файлов, вам будет предложено подтвердить их загрузку. Если был выбран всего один файл, то сервис мгновенно создаст архив.

Во всех случаях получится архив. Вы в свою очередь сможете проверить результат архивирования:

По умолчанию архив будет сохранен в папке C:UsersИмя_пользователяDownloads.

Целиком папку сервис не архивирует, вам придется открыть её и вручную указать ему, какие данные вы хотите включить в архив. Как видно, степень сжатия не очень велика, но сервис удобен, если вам срочно нужно создать простой архив и, например, отправить его по почте.

Создание ZIP или RAR-архива

Архивацию данных можно провести, воспользовавшись контекстным меню, если на компьютере уже установлен хотя бы один из архиваторов. Выберите один или более файлов:

Как видите, мы выделили 6 файлов. Теперь клик правой кнопкой по одному из них вызовет контекстное меню:

Как видите, отображены функциональные опции по работе с файлами. Здесь видно, что установлены сразу два архиватора – «7zip» (1) и Winrar (2). Нас интересует последний вариант. Что же мы теперь можем сделать с выбранными файлами? Мы можем:

  • Создать новый архив – в этом случае откроется окно архиватора, где пользователь волен: изменить имя файла, выбрать его формат, указать метод сжатия, задать дополнительные параметры, создать пароль для архива.
  • Создать новый архив;
  • Добавить файлы к уже существующему архиву.

Как видите, все эти манипуляции не заняли у нас слишком много времени, но в отличие от онлайн архиватора, здесь мы имеем возможность задать необходимые параметры архивируемым данным.

Отправляем по электронной почте

Отправить архивный документ можно несколькими способами . Например при помощи стандартных средств windows «Отправка адресату» в контекстном меню.

Для начала рассмотрим, как прикрепить архив для отправки по почте из стандартного средства «Отправка адресату», а потом из своего почтового ящика.

  1. Выберите архив и кликните по нему правой кнопкой мыши выбрав пункт «Отправить» → «Адресат». Посмотреть. Откроется окно программы отправки сообщений.
  2. Вторым шагом нужно будет ввести адрес (2) или воспользоваться адресной книгой (3). Архив, который вы хотите отправить уже будет присутствовать во вложении (1). Посмотреть.
  3. Последний шаг состоит в отправке электронного сообщения по указанному адресу.

Теперь давайте рассмотрим отправку из почтового ящика. Я это сделаю при помощи почты Рамблер. Если у вас вообще нет почтового ящика, то заведите его. Вот вам инструкция.

  1. Войдите в свой почтовый ящик и нажмите кнопку «Написать». Посмотреть;
  2. В открывшемся окне, вы можете указать: адрес (2), тему письма (3), текст самого письма (4) с опциями форматирования (5) и наконец прикрепить ваш архив (6).

Вот и все, что вам нужно сделать, чтобы создать файл архива и отправить его по почте.

Заключение

Ну вот и все. Сегодня мы немного поговорили об архиваторах – специальных программах для удобной упаковки данных. Теперь вы можете самостоятельно заархивировать файлы и отправить их по почте.

Обязательно подписывайтесь на мой блог дабы не пропустить много нового и интересного, а также не забудьте поделиться этим постом со своими друзьями в социальных сетях. Ну, до встречи!

Уроки на компьютере.

Разные уроки и рекомендации, по компьютерам, программам и операционным системам.

пятница, 13 сентября 2013 г.

Как запаковать файл в архив и отправить по электронной почте!?

Если же файл большого размера, то его лучше запаковать в «Архив», благодаря этому, файл может стать гораздо меньшего размера, что в разы ускорит пересылку.
Так-же, нужно сказать, что на сегодняшний день, некоторые почтовые службы, не разрешают пересылать исполняемые файлы и многие файлы библиотек программ. В случае с Windows, исполняемый файл это .EXE — т.е. файл-программа, и .DLL — файл-библиотек (библиотеками могут быть не только dll файлы, но все их я перечислять не буду). Такой подход почтовых служб понятен, это связано с тем, что передавая такие файлы, последние элементарно могут оказаться вирусами, троянами и различной подобной гадостью. Поэтому, почтовые сервера, дабы избежать проблем, во время передачи письма, просто отсекают вложенные файлы, которые они считают подозрительными. Также это относится и к файлам скриптов и файлам содержащим наборы команд, типа .BAT и .CMD.
Поэтому, такие файлы, следует упаковать в архив, и не просто упаковать, а упаковать и закрыть паролем!
И еще, пару слов про упаковку-архивацию файлов. Файлы картинок, типа .JPG, .PNG, почти не сжимаются при архивации, их можно упаковывать в архив, только в том случае, если Вы хотите передать в письме много файлов, а добавлять всех их по очереди очень «мутарно». Текстовые файлы, напротив, сжимаются при упаковке в архив очень сильно, бывает что после сжатия, архив имеет примерно 30% от изначального размера файла. В этом случае, лучше конечно упаковывать файлы, т.к. значительно уменьшится размер.
Значит, мы выяснили, что упаковывать файлы в архив, т.е. архивировать, следует:
— Если мы хотим передать много файлов, после упаковки, нам надо будет добавить всего лишь один файл, а не 20 или 30 например.
— Если мы хотим передать текстовые файлы, т.к. при упаковке значительно уменьшается размер, ну и естественно, если этих файлов у нас много, то гораздо легче добавить в письмо один файл.
— Если мы хотим передать файл программы, и т.п. — файл(ы) нужно архивировать, чтобы почтовый сервер не отсек их.
Также, мы знаем, что картинки типа .JPG, .PNG, следует архивировать, только в том случае, если мы хотим передать несколько файлов, т.к. эти файлы почти не теряют в размере при упаковке.
Теперь давайте обо всем по-порядку.
Как запаковать в архив файлы:

Читать еще:  Как восстановить документы удаленные с корзины?

У нас откроется окно Добавления файлов в архив:

В котором нам нужно настроить некоторые параметры:
1 — Задать имя файла (для передачи файлов через интернет, имена лучше задавать латинскими буквами, чтобы не возникло проблем с кодировками и т.п.)
2 — Выбрать тип архива (мы об этом уже говорили)
3 — Задать степень сжатия (чем сильнее сжатие, тем меньше будет наш файл архива)
4 — Нажать кнопку ОК для создания архива.
Вот диалог программы-архиватора 7-zip:

Как видно на рисунке, почти все одинаково, ну да, называется немножко по разному, но в принципе, разобраться то элементарно.
После упаковки, у нас появился файл архива, который по размеру всего лишь 31,6 килобайта, из бывших 3,73 мегабайта!

Теперь, как задать архиву пароль:
WinRar — Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, переходим на вкладку «Дополнительно» и нажать кнопку «Установить пароль».

У нас откроется диалог задания пароля:

В котором следует заполнить оба поля, т.е. поле для пароля и поле для подтверждения пароля и нажать кнопку ОК.
7-zip— Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, заполняем два поля, естественно пароль и подтверждение пароля:

После чего, проводим все сопутствующие настройки, как описывалось выше.
Ну собственно все, с упаковкой разобрались, давайте теперь переходить непосредственно к отправке файла по почте.
Добавление файла к письму.
Сейчас, нам нужно разобраться с некоторыми вещами. Каким способом, мы пользуемся почтой — через какую-нибудь почтовую программу или через веб-интерфейс, т.е. заходя через браузер, на сайт почтового сервера, там вводите свои данные и т.д. (браузер, это программа, которой Вы просматриваете интернет сайты)
Если Вы пользуетесь Веб-Интерфейсом, то зайдите в свою почтовую учетную запись.
Создайте новое письмо. (я для примера буду показывать, как это делается на серверах google, mail.ru и yandex)
И после того, как Вы напишите текст письма, если конечно он нужен, нажмите:

Ссылку «Прикрепить файл» — в google

После чего, у Вас откроется диалог выбора файлов:

В котором нужно: — указать путь к файлу, т.е. перейти к папке в которой у Вас хранятся файлы для пересылки, или в которой Вы создавали архив. Выбрать нужный файл и нажать на кнопку Открыть.
После чего, файл будет загружен на почтовый сервер и добавлен к письму:

Если Вам потребуется добавить еще какие-нибудь файлы, то повторно нажимаем на кнопку или ссылку «Прикрепить файл», ну и собственно проделываем все, что было описано выше.

Собственно вот и все, после создания письма и добавления вложенного файла, нажимаем на кнопку отправить и отправляем письмо.
Теперь давайте рассмотрим, как все это проделать через почтовые программы. Для примера я буду говорить о двух, самых распространенных почтовых программах, это The Bat! и Microsoft Outlook.
Сначала про Microsoft Outlook.
Как и в случае с Веб-Интерфейсом, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма.

Для добавления файла нажимаем кнопку Вложить файл


После чего у нас появится файл вложения:

Таким же способом, можно добавить еще несколько файлов, если потребуется.
Теперь про «The Bat!»
Как и во всех предыдущих случаях, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма.
Для добавления файла нажимаем кнопку Прикрепить файл

После чего у нас появится файл вложения:

Во-многие почтовые программы, в момент создания письма, добавлять вложения можно просто перетаскиванием мышкой файлов в окно редактирования нового письма (как из папки в папку).

Как архивировать файлы для отправки по почте

Электронная почта – это не единственный способ общения через интернет. Существуют и более удобные сервисы обмена мгновенными сообщениями, однако email считается наиболее распространенным, так как у каждого активного пользователя есть почта на одном или сразу нескольких почтовых серверах.

Для email’а можно как архивировать файлы для отправки по почте, так и обходиться без этой функции. Сообщение может включать не только текстовую информацию в соответствующем поле, но и содержать прикрепленные файлы.
Зачем создавать архив?

В некоторых случаях даже удобней использовать второй способ, поскольку получателю для просмотра картинок даже не придется их скачивать. Некоторые почтовые сервисы предлагают функцию предпросмотра. Однако не всегда такой подход работает. Необходимость архивации появляется в следующих случаях:

  • Для пересылки используется программа или библиотека. Почтовые сервисы не пропускают прикрепленные документы формата .EXE, .BAT, .DLL, .CMD и некоторые другие. Кроме сжатия потребуется также установить пароль.
  • Отправить необходимо сразу несколько изображений или документов, к примеру, целую папку.
  • Материал слишком тяжелый и необходимо уменьшить его вес. Делается это для более быстрого скачивания, а также в случаях, когда почтовый сервис устанавливает ограничения на объем.

Архивирование для сжатия не всегда срабатывает, так как изображения, аудиозаписи и видео практически не теряют в объеме после процедуры, поэтому для обмена медиа-материалами лучше конвертировать их в другой формат.

Как архивировать файлы для отправки по почте

Возможность архивации файлов, а также просмотра их при получении появляется только при наличии программы-архиватора на компьютере. Существует 2 популярные программы:

Их можно найти в интернете в свободном доступе. Для выполнения задач они не требуют регистрации или оплаты абонемента. Совместимы практически со всеми существующими ОС, так что в большинстве случаев архиваторы уже установлены у пользователя.

Для архивации пользователю необходимо подготовить документы. К примеру, изначально поместить их в папку с несколькими разделами, если это большое количество документов. Так отсылать чаще всего нужно в большом количестве, то удобнее собрать их в одном месте. Все выбранные для архивации файлы выделяются, после чего необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется выпадающее меню.

Читать еще:  Как восстановить залитую клавиатуру ноутбука?

Возле некоторых пунктов нарисован значок архиватора – 3 цветных тома. Выбрать можно любой из этих вариантов, но предпочтительнее выбрать «Добавить в архив» или «Добавить в архив и отправить по e-mail». В этих случаях дополнительно откроется меню для настроек.

Варианты «Добавить в архив *название*», «Добавить в архив *название* и отправить по e-mail» будут учитывать стандартные настройки, поэтому сразу после выбора этих пунктов начнется процесс сжатия. Также можно воспользоваться пунктом «Отправить»-> «Сжатая Zip-папка», что также создаст архив с названием текущей папки.

Также создать архив можно прямо на рабочем столе, щелкнув правой кнопкой мыши по пустому месту. В выпадающем окне необходимо выбрать «Создать»-> «Архив Zip –WinRAR», после чего на рабочем столе появится пустая папка с архивом, требующая заполнить поле имя. Так как папка пустая, необходимо открыть этот файл и с помощью кнопки «Добавить» в верхней панели, выбрать определенные документы.

Настройки программы

Для архивации не требуется вносить специфических изменений в уже существующую систему, хотя вкладок для настроек в архиваторе достаточно много, обычному пользователю потребуется только раздел «Общие», но в некоторых старых версиях программы потребуется также вкладка «Дополнительно» для установки пароля. При работе непосредственно через программу необходимое меню с настройками появится сразу после попытки добавить документ.

Приложения WinRAR и 7-Zip могут иметь различный интерфейс. К примеру, у 7-Zip будет всего одна вкладка, однако ее наполнение практически полностью будет совпадать с разделом «Общие» в WinRar. Так как оба архиватора работают с форматами .rar и .zip юзер не замечает разницы от использования любого из архиваторов.

В разделе «Общие» требуется ввести имя. Изначально там уже прописано какое-то название. Оно может или совпадать с именем архивируемого объекта, или там прописывается Desktop. Задавать имя можно как кириллицей, так и латиницей, однако предпочтение лучше отдавать второму варианту. Латинские названия при отправке по почте легко кодируются, поэтому повреждений у практически не бывает.

Далее можно выбрать формат, как архивировать файлы для отправки по почте, но это не принципиально. Далее есть графа с выпадающим списком «Метод сжатия». По умолчанию там стоит «Обычный», но при передаче больших папок или изображений, которые плохо сжимаются, лучше выбрать «Максимальный».

На заметку: лучше всего поддаются архивированию текстовые документы, которые теряют более половины своего первоначального веса.

Еще ниже есть графа «Разделить на тома». Этой функцией стоит воспользоваться при пересылке крупных объектов, когда почтовый сервер устанавливает ограничения для приложения в одном письме.

В таком случае можно разделить файл на несколько, которые по объему будут проходить для отправки. Получатель должен скачать все части, после чего разархивировать их. Разархивация с недостающей частью невозможна, поэтому обязательно потребуются все тома.

В том же разделе «Общие» будет пункт «Установить пароль». Если он там отсутствует, значит, необходимо перейти во вкладку «Дополнительно». После нажатия «Установить пароль» откроется окно с двумя пустыми графами. В верхнем прописывается пароль, в нижнем он дублируется для проверки точности.

Пароль сохраняется, после чего распаковать архив можно будет только после введения утвержденного кода. Запакованный файл можно отправлять по почте через вкладку «Прикрепить файл».

Как заархивировать файлы для отправки по почте: инструкция

Архивы — это один из самых удобных и надежных способов сохранить свою информацию на компьютере. Конечно, существуют ситуации, в которых архив может быть поврежден при копировании и передаче, а в таком случае есть опасность потерять множество данных. Однако наличие программ, способных восстановить потерю, делает возможность архивирования одним из самых лучших способов передачи данных. Итак, как заархивировать файлы для отправки по почте? Какой архиватор лучше использовать? Об этом читайте в данной статье.

Заархивировать файлы для отправки по почте и не только можно с помощью двух основных инструментов. Наиболее распространенными в наше время являются архиваторы 7ZIP и WinRAR. По своей сути они очень похожи, однако второй обладает большим инструментарием и способен открывать большее количество типов архивов. Например, он распознаёт образы дисков формата ISO и может их открыть как обычную папку, не требуя при этом каких-либо других специальных программ.

Также существует одна особенность. В то время как ЗИП распространяется бесплатно, РАРовская программа требует ключа активации и является условно платной. Почему «условно»? Вы можете скачать уже взломанную версию архиватора на любом из многочисленных сайтов с программами либо торрент-трекере. Если же вы скачиваете официальную версию, то она будет работать даже без ключа активации, единственное неудобство — непрерывно всплывающее окно с требованием ввести ключ.

Создание ЗИП-архива

Итак, вы скачали и установили WinRAR. Теперь вы можете приступать к работе с архивами. Существует множество типов архивов, и все их можно пересылать через интернет. Давайте рассмотрим, как заархивировать файлы для отправки по почте. ЗИП-архивы не очень распространены, однако бывают люди и организации со странностями. Например, вы учитесь дистанционно, а институт принимает файлы исключительно в ЗИП-архивах. Почему? А кто его знает, просто так им захотелось.

  1. Соберите все необходимые вам файлы и папки в одном месте. Лучше, если это будет отдельная папка.
  2. Нажмите на неё правой кнопкой мышки и выберите пункт «Добавить в архив. «.
  3. В открывшемся окне от вас потребуется только переставить галочку с WinRar на ZIP.
  4. Теперь выбираете имя архива и метод сжатия (сжатый архив будет меньше по размеру, чем исходные файлы).
  5. Нажимаете «Ок». Архив будет создан в ту же папку, где и все файлы.

Если же вам необходимо знать, как архивировать файлы для отправки по почте в самый обыкновенный и распространённый тип архива, то это делается еще проще. Проделайте те же самые действия, что указаны в пунктах 1 и 2 предыдущего списка, за небольшим исключением.

  • Вы можете быстро добавить все файлы в архив, без дополнительных параметров, просто нажав ПКМ и выбрав «Добавить в архив «Новая папка». Готовый архив получит соответствующее название.

Кроме быстрого создания архива, вы можете создать некоторые модификации. После 2-го пункта инструкции в диалоговом окне вы можете установить галочки напротив определённых параметров.

  1. SFX-архив. Или, по-русски, — самораспаковывающийся. Имеет разрешение, как обычные исполняемые файлы (.ехе). Суть в том, что, для того чтобы его распаковать, вы должны будете просто щелкнуть два раза по нему левой кнопкой мышки. После этого просто следуете диалоговым окнам и распаковываете его куда нужно.
  2. Многотомный (непрерывный) архив. Из файлов создаётся несколько небольших архивов, очень удобных для пересылки через интернет. Но распакованы они могут быть только тогда, когда будут собраны все вместе в одной папке. Вы можете совместить этот тип с предыдущим.

Автоматизм

Кроме как заархивировать файлы для отправки по почте, вы можете провести этот процесс практически полностью автоматически. Если у вас установлена программа вроде Microsoft Outlook, вам просто потребуется ассоциировать её с RAR-архивом. Тогда при выборе вариантов из выпадающего списка при создании архива вам надо нажать «Создать архив и отправить по email». Проведя все настройки будущего архива, нажимаем «Ок». Архив автоматически добавится в новое письмо.

Надеемся, наша статья помогла вам разобраться, как заархивировать файлы для отправки по почте. Помните, что лучший способ — это самый простой. Поэтому не старайтесь всё усложнять, создайте почту на любом из доступных сервисов, быстро перекиньте в архив нужные файлы и отсылайте. Простота — залог успеха.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector